Gestão de Tarefas
Como funciona a gestão de tarefas?
Lara Ferreira
Ultima atualização
A Gestão de Tarefas serve para registar, organizar e acompanhar notas internas da sua empresa que não podem ficar esquecidas (como orçamentos por entregar, novas admissões, registo de intervenções ou chamadas a clientes).
Como Criar uma Nova Tarefa
Para registar um pendente no sistema, siga estes passos:
- Clique no botão "Nova Tarefa".
- Preencha o Título da tarefa.
- Defina uma Data Limite para a sua realização.
- Selecione a Categoria correspondente.
- No campo de descrição, detalhe todas as informações necessárias.
💡 Opções Extra:Por fim, clique em Guardar. A tarefa ficará criada com o estado inicial de "Pendente".
- Cliente: Pode associar a tarefa a um cliente específico.
- Responsável: Atribua a tarefa a si próprio ou a outro colega da equipa de administração.
- Anexos: Pode anexar qualquer documento (PDF, imagem, etc.) essencial para o trabalho.
Estado das tarefas
À medida que o trabalho avança, pode atualizar o estado da tarefa para manter a equipa informada:
- Em Execução: Assim que iniciar o trabalho. Pode alterar o estado abrindo a janela de edição ou usando o atalho rápido diretamente na listagem de tarefas.
- Finalizada: Atribua este estado (da mesma forma que o anterior) assim que a tarefa estiver concluída.
Configuração de Alertas e Cores
O sistema utiliza um código de cores automático para garantir que nenhum prazo é falhado. Estes alertas são totalmente personalizáveis:
- Clique em "Configurar Alertas".
- Defina o Nome do Alerta e o Número de dias antes da data limite em que o aviso deve surgir.
- Exemplo: O alerta padrão "Prazo próximo" vem configurado para aparecer 3 dias (ou menos) antes da data limite, mudando a cor da tarefa para amarelo.
- Se a data limite for atingida sem a tarefa estar concluída, o sistema assume automaticamente o alerta "Prazo Excedido" (geralmente a vermelho).
- Pode alterar as cores dos alertas na listagem para o padrão visual que fizer mais sentido para a sua empresa.
- Clique em Guardar.
Filtros e Botões Inteligentes
Para encontrar rapidamente o que procura no dia a dia, utilize as ferramentas no topo da lista:
- Pesquisa de Texto: Procure por palavras-chave ou títulos específicos.
- Filtro por Categoria: Organize a listagem por tipo de tarefa.
- Botões Inteligentes (Ex: "Urgente"): Filtros de um só clique que mostram instantaneamente cenários críticos, como todas as tarefas com o prazo já excedido.
Se ainda assim tiver dúvidas sobre o funcionamento das tarefas, fale connosco através do chat!